Андрей Степанов, специалист по коммуникациям в GanttPRO, объяснил важность долгосрочного планирования и собрал полезные сервисы, которые помогут в эффективном планировании проектов.
В фильме «Крепкий орешек» с Брюсом Уиллисом вооруженные террористы хотят украсть ценные бумаги на сотни миллионов долларов, но терпят неудачу из-за провалов в планировании. Напротив, главный герой сериала «Побег» Майкл Скофилд тратит десятки часов на планирование сложной задачи и ему удается завершить начатое, хоть это и выглядело безумно. Все это — популярные примеры из массовой культуры, когда долгосрочное планирование повлияло на успешность дела.
В жизни все гораздо сложнее. Провалы в планировании могут загубить даже самый перспективный проект и привести к потере денег.
Расскажу, почему долгосрочное планировании важно для ИТ-проектов и поделюсь проверенными инструментами, которые помогут в планировании.
Почему это важно и какие сложности бывают
Долгосрочный план — это документ, который будет направлять вас и вашу команду, показывать, где вы сейчас и что предстоит сделать для достижения поставленных целей. Но если вы беретесь за долгосрочный ИТ-проект без тщательной начальной проработки и надежного инструмента, — ничего не получится.
Для начала проведите стратегическое планирование и обозначьте, чего нужно достичь, например, через год. А после этого беритесь за долгосрочное планирование: сформулируйте приоритеты и цели, назначьте ресурсы и определитесь, как вы будете решать задачи.
Большинство долгосрочных ИТ-проектов сталкиваются с рядом проблем:
Отсутствие четко обозначенных целей. Ставьте цели с начала планирования, без них проект уже можно считать неудачным.
Нереалистичные сроки выполнения. Не пытайтесь угадать даты завершения задач. Просчитайте все сроки и обоснуйте их себе и команде.
Несвоевременное отслеживание прогресса. В долгосрочных проектах много участников и ресурсов, которые требуют своевременного отслеживания — ведь при необходимости в планы нужно быстро вносить коррективы.
Большие задачи. Разбивайте большие задачи на несколько мелких, чтобы сотрудники с легкостью могли отслеживать прогресс и радоваться пошаговым успехам. Ведь психологически сложно работать над большими задачами, дедлайны которых сейчас не осязаемы.
Разная степень осведомленности команды. Все задействованные на проекте участники без лишних усилий и трудностей должны знать статусы задач и проекта, изменения в нем, прогресс и прочее.
Плохая коммуникация внутри проектов. В отчете всемирной организации по управлению проектами Project Management Institute плохая коммуникация или же ее отсутствие указываются причиной неудач примерно трети проектов в 2020 году. И если учесть, что многие ИТ-команды работают удаленно, масштабы проблемы становятся очевидными.
Отсутствие или неправильное управление рисками. Риски будут всегда и с этим нужно смириться. Поэтому важно быть готовым к ним и уметь правильно на них реагировать.
Неправильно выбранный инструмент. Нужно тщательно выбирать инструменты, которые помогут проекту — с правильными инструментами гораздо проще наладить все процессы.
Какой инструмент планирования выбрать
Выбирая инструмент, учитывайте следующие нюансы:
- Четкая визуализация важных этапов в доступной форме.
- Гибкость и простая настройка под условия, диктуемые проектом.
- Легкий и удобный доступ к плану третьим сторонам.
С таким разнообразием нюансов справляются инструменты из нескольких категорий: онлайн диаграмма Ганта, более сложные системы для организации рабочих процессов, системы управления ресурсами и инструменты для создания стратегических планов.
Инструменты на основе диаграммы Ганта
GanttPRO [материал написан представителем сервиса. — прим. редакции Нетологии]
Об инструменте. Онлайн-диаграмма Ганта GanttPRO позволяет планировать как краткосрочные спринты, так и долгосрочные проекты по разработке. Интуитивный интерфейс помогает новым сотрудникам быстро влиться в работу над проектом, что спасет от срывов сроков.
Возможности сервиса:
- Комментарии, прикрепления, упоминания и уведомления для успешного взаимодействия — все в одном окне.
- Управление реальными членами команды и виртуальными ресурсами. Виртуальные ресурсы можно создавать в неограниченном количестве.
- Управление стоимостью и бюджетом. Стоимость есть у всех ресурсов и зависит от их типа: материальный, трудовой или просто фиксированная цена. Бюджет суммируется из стоимости всех задач.
- Загрузка ресурсов, их рабочие календари. График доступности ресурсов легко составить даже на несколько лет вперед.
- Дедлайны.
- Персональный учет времени на задачи для каждого сотрудника.
- Экспорт в популярные форматы и доступ по ссылке.
- Возможность переключения на доску задач по принципу канбан.
- Готовые шаблоны для быстрого запуска ИТ проекта. Экономят время на создание плана.
Стоимость. От $5.90 на командных планах за пользователя в месяц при годовой оплате. От $15 на индивидуальном плане в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период со всеми возможностями.
Язык. Русский, английский.
Tom’s Planner
Об инструменте. Еще один инструмент на основе диаграммы Ганта с простотой drag&drop. Tom’s Planner позволяет быстро создавать задачи, отслеживать прогресс и статусы. Есть возможность настройки проектов под себя.
Для удобства ведения ИТ-проектов сервис предлагает:
- Командное взаимодействия без временных трат на обучение.
- Отслеживание прогресса удобным способом: в процентах, иконках, блоках или с разграничением по цветам.
- Детализацию проектов от часов до месяцев. В несколько кликов можно узнать, чем занималась разработка в конкретный день в 14:05.
- Возможность делиться проектом по почте, печатной версией или с помощью ссылки.
- Готовые шаблоны для быстрого старта — они основаны на 530 000 графиках, которые пользователи сделали в сервисе.
- Персональную настройку проектов.
- Возможность ставить несколько задач в одном ряду на таймлайне.
Стоимость. От $9.95 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период с ограниченными функциональными возможностями.
Язык. Английский.
Liquid Planner
О сервисе. У Liquid Planner достаточно необычный подход, отличающий его от других инструментов. Сервис помогает сфокусироваться на приоритетных задачах: реагирует на изменения в статусах и предлагает варианты для развития наиболее благоприятных сценариев и выхода из неблагоприятных.
В инструменте хорошо реализовано управление ресурсами, благодаря которому вы будете знать о доступности членов вашей команды, а также о текущих задачах.
В Liquid Planner есть возможности для:
- Командного взаимодействия.
- Выравнивания ресурсов и прогноза по их загрузке — сервис покажет, если вы рискуете просрочить дедлайн.
- Мгновенного доступа к прогрессу, рискам и бюджетам по всем проектам.
- Того, чтобы делиться планом с незадействованными в нем людьми.
- Создания динамичных отчетов с продвинутой аналитикой.
Стоимость. От $45 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период с доступными возможностями Профессионального плана.
Язык. Английский.
Системы для организации рабочих процессов
Monday
Об инструменте. Monday позволяет создавать иерархию рабочих процессов, начиная с верхних уровней и заканчивая наиболее мелкими задачами. Вы видите все важные задачи, статусы всех назначений, загрузку ресурсов и эффективно взаимодействуете.
Мобильное приложение — бонус для удаленных команд.
В сервисе вы сможете:
- Хранить всю важную информацию и полностью владеть деталями о ходе развития проекта независимо от его сроков.
- Полноценно взаимодействовать с командами.
- Быстро создавать проекты и настраивать процессы с готовыми шаблонами, в том числе и для Agile проектов.
- Оценивать проект с разных сторон: на шкале времени, в календаре, на доске канбан.
- Управлять дедлайнами.
- Интегрировать ваши проекты с популярными инструментами: Dropbox, Excel, Google Calendar, Slack, Trello и др.
Стоимость. От $17 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный пробный период с неограниченным количеством пользователей.
Язык. Английский.
ActiveCollab
Об инструменте. ActiveCollab позволяет разбивать большие задачи на мелкие с четко обозначенными дедлайнами, чтобы команда сразу смогла взять их в работу.
Членам команды доступны все детали по задачам, включая приоритеты. Очевидный плюс ActiveCollab — продуманное командное взаимодействие с напоминаниями и уведомлениями.
Инструмент доступен как в облаке, так и может быть установлен на сервер.
Управлять долгосрочным проектом будет проще благодаря:
- Четкому планированию и организации работы. Все текущие и предстоящие задачи доступны в несколько кликов.
- Общению и взаимодействию внутри проектов.
- Отслеживанию прогресса — сможете ставить более детальные сроки и заранее видеть возможные варианты окончания проекта.
- Управлению дедлайнами.
- Оценке времени.
- Оценке затрат.
Стоимость. От $6.25 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный пробный период.
Язык. Английский.
Paymoapp
Об инструменте. Paymoapp синхронизирует процессы и заменяет множество инструментов. Вам не нужно искать интеграции и платить за дополнительные подписки. Сервис станет достоверным источником проектной информации для всей вашей компании.
Paymoapp подойдет фрилансерам, работающим над ИТ-проектами.
Инструмент позволит вам:
- Работать с разными видами отображения задач: диаграммой Ганта и канбан доской.
- Взаимодействовать с командой благодаря комментариям в реальном времени.
- Вести учет времени на задачи.
- Отслеживать прогресс.
- Вносить моментальные правки в задачи.
- Работать с ресурсами — будете знать, кто перегружен, а на кого можно назначать задачи.
- Создавать прозрачные отчеты с затраченным временем и проделанной работой. Между менеджерами и членами командами не будет разногласий.
- Создавать инвойсы на разных языках.
Стоимость. От $9.56 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатно для фрилансеров с ограничением возможностей. Бесплатный 15-дневный пробный период.
Язык. Английский.
Workfront
Об инструменте. С Workfront, современной платформой для управления проектами, менеджеры, тимлиды и команды получают весь необходимый набор инструментов для организации работы с запросами, а также для планирования и приоритизации проектов, управления процессами, оценки бюджетов и создания отчетов.
Для организации всех процессов ИТ-проекта есть возможности:
- Автоматизации повторяющихся рабочих процессов. Достаточно уникальная возможность, выгодно выделяющая сервис на фоне конкурентов.
- Приоритизации задач.
- Управления запросами в одном месте — можете создавать автоматические и настраиваемые формы для обозначения масштаба проекта.
- Управления ресурсами.
- Использования готовых шаблонов.
- Объединения всех задач в один список. Такой список, который ваша команда сама пожелает: структурированный/неструктурированный, официальный/неофициальный.
- Взаимодействия в реальном времени. Workfront позволяет получать информацию только по работе из тематических веток, статусов и фидбэка.
- Работы с разными методологиями управления проектами. Актуально для долгосрочных проектов, где нужна гибкость.
Стоимость. По запросу.
Язык. Английский.
Презентация «Организация проектной деятельности в ДОУ»
Алена Скараева
Презентация «Организация проектной деятельности в ДОУ»
«Организация проектной деятельности в ДОУ»
Цель: формирование мотивации педагогов ДОУ к использованию метода проектов, как способа интеграции образовательной деятельности с детьми, родителями.
Задачи:
• Дать краткий анализ теоретическим основам метода проектов.
• Систематизировать представления педагогов о правильной организации проекта.
•
Слайд 2.
Свое выступление мне хотелось бы начать цитатой русского педагога Константина Николаевича Вентцеля:
“На ребенка надо смотреть не как на ученика, а как на маленького “искателя истины”, необходимо поддерживать и питать в нем дух неугомонного искания истины, лелеять проснувшуюся жажду знания” К. Н. Вентцель
Эти слова полностью выражают суть того, о чем мы сегодня будем говорить.
Слайд 3.
Сегодня государством поставлена задача,подготовить совершенно новое поколение: активное, любознательное.
Современные педагогические исследования показывают, что главная проблема дошкольного образования – потеря живости, притягательности процесса познания. Увеличивается число дошкольников, не желающих идти в школу; снизилась положительная мотивация к занятиям, успеваемость детей падает. Требования, которые нам диктует современная жизнь и которые заложены в Законе РФ «Об образовании»
и ФГОС, можно реализовать лишь при одном условии — кардинально изменить
организацию педагогического процесса в ДОУ путем выбора наиболее эффективных средств обучения и воспитания.
В этой связи, педагоги дошкольных учреждений стремятся найти новые, инновационные, наиболее эффективные пути, средства решения поставленных задач.
Сегодня одним из наиболее ярких, развивающихся, интересных, значимых методов, как для взрослых, так и для детей дошкольного возраста является проектная деятельность.
Слайд 4.
Проектная деятельность — это тот вид педагогической работы, который будет востребован в связи с реализацией федеральных государственных стандартов (ФГОС)
в практику работы дошкольных образовательных учреждений.
Целесообразность использования проектной деятельности в ДОУ:
Слайд 5.
Что же это такое проект? Проект – в переводе с греческого – это путь исследования, это специально организованный взрослым и выполняемый детьми комплекс действий по решению значимой для детей проблемы, завершающийся созданием творческих работ. Проект создает то, чего еще нет; он требует всегда иного качества или показывает путь к его получению.
Метод проектов – совокупность учебно-познавательных приемов, которые позволяют решить ту или иную проблему в результате самостоятельных действий обучающихся, с обязательной презентацией этих результатов.
Как следствие, проектная деятельность дает возможность воспитывать «деятеля»
, а не
«исполнителя»
, развивать волевые качества личности, навыки партнерского взаимодействия.
Слайд 6.
Основной целью проектного метода в ДОУ является развитие свободной творческой личности ребёнка.
Задачи развития:
1. обеспечение психологического благополучия и здоровья детей;
2. развитие познавательных способностей;
3. развитие творческого воображения и мышления;
4. развитие коммуникативных навыков.
Педагог дает какую-то задачу детям, посильную для их возраста, и обучает, каким образом можно решить ее и как представить результат решения.
Слайд 7.
Проектная деятельность заключается в совместной работе воспитателя, родителей и детей над изучением какого-то вопроса.
Дети – активное участие в проектной деятельности, выставках, праздниках, презентациях, общественно-полезном труде, создании мини-музеев.
Родители – анкетирование, родительские собрания, консультации;
участие в проектной деятельности.
Педагоги – советы педагогов, круглые столы, консультации, семинары-практикумы.
Социальные партнеры – внутренний уровень организации совместных выставок, бесед, уроков доброты, экскурсий, включенных в проекты ДОУ.
Слайд 8.
В практике современных дошкольных учреждений существует следующая типология проектов:
По характеру содержания и информативности:
Монопроекты – одна образовательная область.
Интегративные – две и более образовательных областей.
По роли ребёнка в проекте:
Заказчик, эксперт, исполнитель, участник от зарождения идеи до получения результата.
По характеру контактов:
Осуществляется внутри одной возрастной группы, в контакте с другой возрастной группой, внутри ДОУ, в контакте с семьёй, учреждениями культуры, общественными организациями (открытый проект)
.
По количеству участников:
индивидуальные —
выполняется автономно, предназначен для обогащения культурного опыта ребёнка; с его помощью отслеживаются способности преодолевать препятствия в решении проблемы (сочинение и иллюстрирование сказки)
.
групповые-
осуществляется группой участников (от 3 до 10-12 человек)
.
Фронтальные —
выполняется всем коллективом.
По продолжительности:
Краткосрочные (одно или несколько занятий от 1 до 4 недель)
—
направлены на решение небольшой проблемы.
средней продолжительности —
рассчитаны на решение проблемы в течение нескольких дней, недель (подготовка к празднику, путешествию; сочинение и постановка сказки)
.
Долгосрочные (от одного до нескольких месяцев)
—
решают крупную проблему, для преодоления которой требуются усилия и достаточное время.
По доминирующему принципу:
Существует несколько видов проектов в ДОУ по ФГОС,а именно:
Творческий вид. (Со 2 младшей, возраст 3-5 лет)
Это специальные задания, по окончанию выполнения которых,
организовывается детское торжество, приуроченное к той или иной теме.
Исследовательский вид. (Старший возраст от 5лет)
Малыши проводят разнообразные безопасные опыты. Полученные результаты они оформляют в стенгазеты или альбомы, устраивают выставки.
Игровой вид. (Со 2 младшей, возраст 3-4 года)
Это
проекты, в основе который лежит творческая игра. Малыши входят в образ героев мультфильмов или сказок и ищут пути решения поставленных задач.
Информационный вид. (Со средней группы 4-5 лет)
Задача состоит в поиске подходящей информации. Дети проводят анализ данных, основываясь на собственных убеждениях или социальных убеждениях.
Слайд 9.
С чего же начать работу над проектом и как заинтересовать детей? Планирование проектной деятельностиначинается с вопросов:
— “Для чего нужен проект?”
— “Ради чего он осуществляется?”
— “Что станет продуктом проектной деятельности?”
— “В какой форме будет презентован продукт?”
Слайд 10.
Давайте с вами рассмотрим этапы разработки проекта:
1этап – организационный
2 этап – планирование работы
3 этап – реализация проекта
4 этап – презентация проекта
Слайд 11.
На 1 этапе педагог формулирует проблему (цель)
на основе изученных проблем детей, помогает ребенку выбрать наиболее актуальную для него задачу на определенный отрезок времени. Вводит в игровую
(сюжетную)
ситуацию, мотивирует. Определяется продукт
проекта.
Любой проект ориентирован на разрешение конкретной проблемы, при его разработке полезно уже изначально выразить свое видение предполагаемых действий.
Слайд 12.
Существует несколько способов разработки проектов.
Одна из эффективных форм разработки информационных и исследовательских проектов – модель «трех вопросов»
. Суть этой модели заключается в том,что воспитатель задает детям три вопроса: Что мы знаем? • Что мы хотим узнать? • Как узнаем об этом?
Воспитатель организует общее обсуждение, чтобы дети выяснили, что они уже знают об определенном предмете или явлении.Затем воспитатель задает вопрос: «Что мы хотим узнать о?»
Ответы детей определяют задачи и направления познавательной
деятельности. Когда все дети выскажутся,воспитатель спрашивает: «Как нам найти ответы на наши вопросы?»
.
Слайд 13.
Давайте подробнее рассмотрим эту модель на примере проекта «Ягоды»
Что мы знаем? Ягоды бывают разного цвета, из ягод варят варенье, ягоды бывают ядовитые и съедобные.
Что мы хотим узнать? Какая ягода самая большая? Что мы можем приготовить из ягод? Где растут ягоды? Как можно быстро собрать ягоды?
Как узнать об этом? Спросить у бабушки. Посмотреть по телевизору. Прочитать в энциклопедии. Посмотреть в интернете.
Что мы можем запланировать,исходя из полученных ответов: пригласить бабушку, чтобы она рассказала, как варить варенье; можно сделать мини-книгу «Рецепты варенья от бабушек»
; провести для девочек показ мод
«Одежда с ягодками»
под песни про ягоды; сделать коллаж
«Черные и красные ягоды»
; придумать
(нарисовать, построить)
приспособление для сборки ягод;
организовать сюжетно-ролевую игру «В лес по ягоды»
; провести фотовыставку
«Дачные ягодки»
.
Слайд 14.
• В младшем возрасте тему проекта предлагают взрослые.
• В средней группе тема проекта инициируется как взрослыми, так и детьми. Если тему проекта инициирует взрослый, то к началу воспитатели подбирают соответствующую возрасту детей мотивацию (это могут быть иллюстрации, книги, предметы по теме, истории, сюрпризные моменты).
• В старшем возрасте тема проекта инициируется детьми, а воспитатель ведёт опрос (“Какую тему для обсуждения вы предлагаете?”, “Кого ещё интересует тема, предложенная Леной?”. “Какую тему выбрало большинство детей?”) — детям даётся право принять самостоятельное решение в выборе темы проекта.
Слайд 15.
2 этап. Планирование работы.
— к кому обратиться за помощью;
— в каких источниках можно найти информацию;
— какие предметы использовать;
— с какими предметами научиться работать для достижения цели;
— составление плана движения к цели (поддержание интереса детей и родителей)
;
— обсуждение плана с семьями на родительском собрании;
— консультация со специалистами ДОУ;
— составление плана — схемы проведения проекта (вместе с детьми и родителями)
;
— сбор информации, материалов;
Слайд 16.
3 этап. Реализация проекта.
Практическая помощь (по необходимости)
. Направляет и контролирует осуществление
проекта. Осуществляет сбор накопленного материала.
— Занятия, игры, наблюдения, поездки (мероприятия основной части проекта,
— домашние задания родителям и детям;
— самостоятельные творческие работы детей и родителей (поиск материалов, информации, изготовление поделок, рисунков, альбомов и т. д.)
Дети исследуют, экспериментируют, ищут, творят. Для активизации детского мышления решение проблемных ситуаций, головоломок. Необходимо создавать такую ситуацию, когда ребёнок должен что-то познать самостоятельно, догадаться, попробовать, придумать. Среда вокруг ребёнка должна быть как бы незаконченной, незавершённой. Особую роль в данном случае играют уголки по познавательно-практической деятельности.
Слайд 17.
Методы реализации проекта.
Практические — создание развивающей среды; экскурсии, наблюдения; оформление уголков в группах для познавательного развития детей.
Словесные – беседы, наблюдения; чтение худ. литературы, заучивание стихотворений; дидактические, сюжетно-ролевые, подвижные игры.
Наглядные – выставки, конкурсы; сбор фотоматериалов; рассматривание иллюстраций; ознакомление с художественными образами искусства; личный пример взрослых.
Слайд 18.
Заключительный этап работы над проектом является презентация проекта.
Презентация может проходить в различных формах в зависимости от возраста детей и темы проекта:
это праздники, занятия, досуг, составление книги, альбома совместно с детьми;
— подведение итогов (выступление на педсовете, родительском собрании; обобщение опыта работы).
Слайд 19.
Вывод:
Таким образом, в ходе реализации проекта происходит формирование определенной позиции по конкретному вопросу у каждого ребенка, дети получают возможность раскрыть свою творческую жилку, показать всем свою индивидуальность. Все это крайне благоприятно сказывается на развитии личности ребенка, способствует формированию нормальной самооценки. Проще говоря, проекты идеально подготавливают дошкольников к их дальнейшему обучению в школе
